Adjoint administratif / adjointe administrative

Square
  • Permanent
  • Temps partiel
  • Sud-Ouest

Site ACEF du Sud-Ouest

Organisme communautaire Ă  but non lucratif

Description du poste

L’ACEF du Sud-Ouest de Montréal est un organisme communautaire œuvrant en finances personnelles et en défense des droits citoyens dans le domaine de la consommation.

Par le biais d’information, d’Ă©ducation et de mobilisation, l’organisme rejoint l’ensemble de la population et plus particulièrement les mĂ©nages Ă  moyen et Ă  faible revenu. Il accompagne les personnes dans une dĂ©marche qui leur permettra de :

  • Trouver des solutions Ă  leur situation d’endettement;
  • Mieux Ă©valuer leurs choix de consommation;
  • AcquĂ©rir de meilleures habitudes en matière de planification budgĂ©taire;
  • RĂ©flĂ©chir sur la sociĂ©tĂ© de consommation, en Ă©viter les pièges et l’envisager sous un angle nouveau;
  • S’engager dans la dĂ©fense de leurs droits individuels et collectifs.

Description de tâches :

Apporter un soutien administratif dans la gestion financière de l’organisme :

  • Effectuer la tenue des livres comptables;
  • Effectuer la conciliation bancaire et les Ă©tats financiers mensuels;
  • ProcĂ©der au paiement des comptes Ă  payer;
  • Effectuer les dĂ©pĂ´ts et assurer le suivi des comptes Ă  recevoir;
  • Effectuer la conciliation de la petite caisse;
  • PrĂ©parer les documents pour l’audit comptable en vue de la production des Ă©tats financiers annuels;
  • Collaborer avec la coordination Ă  la section financière des demandes effectuĂ©es aux bailleurs de fonds (subvention et autres) et collaborer Ă  la prĂ©paration des bilans des sommes utilisĂ©es;
  • Effectuer la demande d’aide financière aux locataires;
  • Participer Ă  la production des prĂ©visions budgĂ©taires de l’organisme (avec la coordination).

Apporter un soutien dans la reddition de compte :

  • Compiler les donnĂ©es & statistiques;
  • Effectuer la rĂ©Ă©dition de compte semestrielle pour les prĂŞts d’entraide (PESO);
  • RĂ©viser et mettre en page les documents avant l’envoi aux partenaires financiers (après validation par la coordination et/ou le responsable de dossier).

Effectuer les tâches administratives reliées aux ressources humaines :

  • Effectuer le traitement de la paie et administrer les dossiers y Ă©tant rattachĂ©s (embauches, cessations d’emploi, calcul des avantages imposables, vacances, calcul de l’indexation de salaires, dĂ©duction Ă  la source, T4, T4A & relevĂ©s 1 et le sommaire, dĂ©claration annuelle des salaires Ă  la CNESST, dĂ©claration annuelle en matière d’Ă©quitĂ© salariale, le suivi de gestion de l’assurance collective et le suivi de gestion du rĂ©gime de retraite).

Effectuer les tâches administratives reliées à la structure légale de l’organisme :

  •  Effectuer les rĂ©clamations semestrielles de remboursement TPS et TVQ;
  • Produire les rapports de dĂ©claration des organismes de bienfaisance (fĂ©dĂ©ral et provincial);
  • Produire la dĂ©claration de personne morale (registraire);
  • Produire le rapport annuel de coopĂ©rative;
  • Administrer l’Ă©mission des reçus de charitĂ©;
  • Demander des soumissions lors du renouvellement des assurances et en faire le suivi.

Effectuer les tâches administratives reliées aux activités et services offerts à la population :

  • Facturer les organismes pour les ateliers;
  • Effectuer la conciliation des listes de participant-e-s aux cours, du paiement des inscriptions aux cours;
  • Demander les remboursements de frais Ă  notre organisme membre (Union des consommateurs);
  • Assurer la gestion des membres dans Hestia.

Participer aux rencontres internes et externes de l’organisme :

  • Participer Ă  la prĂ©paration de l’AGA (publipostage et envoi des documents, inscription, etc.);
  • PrĂ©parer les documents et prendre les notes (au besoin).

Effectuer les tâches administratives reliées aux ressources matérielles et logistiques :

  • GĂ©rer l’inventaire et effectuer les commandes d’approvisionnement en fournitures;
  • Faires des analyses comparatives lors d’importants achats;
  • Participer Ă  l’organisation d’évĂ©nements (rĂ©servation de buffets, salles, etc.).

Autres

  • Renouveler nos adhĂ©sions de membre auprès de nos partenaires & rĂ©seau;
  • Participer aux procĂ©dures d’archivage numĂ©rique;
  • Participer aux activitĂ©s reliĂ©es au fonctionnement et Ă  la vie associative de l’ACEFSOM.

Qualifications requises

  • Formation dans un domaine pertinent (une expĂ©rience de travail sera considĂ©rĂ©e);
  •  Bon sens de l’organisation et de la gestion des prioritĂ©s;
  • Personne autonome, avec le sens des initiatives;
  • CapacitĂ© Ă  travailler en Ă©quipe et Ă  collaborer;
  • Connaissance du milieu communautaire (un atout);
  •  Bonne connaissance des outils informatiques et des logiciels comptables;
  • MaĂ®trise du français (parlĂ© et Ă©crit) et de l’anglais (parlĂ©).

Conditions

  • Poste permanent Ă  21 heures par semaine (horaires variables);
  • Partage du temps en tĂ©lĂ©travail et en prĂ©sentiel (au bureau);
  • Taux horaire de dĂ©part situĂ© entre 24 $ et 26 $ selon l’expĂ©rience;
  •  RĂ©gime de retraite (après la pĂ©riode probation);
  • Vacances calculĂ©es Ă  8% (au dĂ©part) + congĂ©s durant la pĂ©riode des fĂŞtes + 8 autres jours fĂ©riĂ©s durant l’annĂ©e;
  • 25 jours, dont 20 jours rĂ©munĂ©rĂ©s, d’absence pour raison de santĂ© et/ou obligation familiale (calculĂ©s au prorata du nombre d’heures travaillĂ©es par semaine).
Heures semaine: 21
Salaire: 24 à 26 $ (taux horaire de départ)
Nature du poste: Permanent

Date limite pour postuler : mardi 8 aout 2021, 17h.

Les entrevues auront lieu en virtuel (possibilité en présentiel) dans la semaine du 9 août (dates et heures à préciser).

Date d’entrée en fonction prévue le 16 août 2021.

Note : nous communiquerons uniquement avec les candidatures retenues en entrevue.

Pour postuler, envoyez votre CV et votre lettre de motivation par e-mail Ă  coordination@acefsom.ca